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文件控制程序

更新日期:2020-04-03作者:邦思科技信息来源:邦思科技访问次数:4783
本程序仅供参考,切勿直接使用;请根据您企业自身情况和需求进行修改。

文件控制程序

1. 目的:

对公司所有与质量保证能力要求相关的管理性、技术性文件和资料,包括外来文件。进行统一文件格式,规范文件的制定、修改、发放、废止制度等有效管制,确保文件正确、完整、有效。确保质量保证体系运行各场合均使用最新有效版本的文件,并能有效地提供质量记录查核、调阅有关记录。

2. 使用范围:

本程序适用于质量保证能力要求相关的内部和外部文件与资料的控制。如公司行政发文、程序文件、作业指导书,各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。

3. 控制流程:


文件和资料制定及管理实施图

4. 职责:

4.1 文件的审查、批准权限:

文件类型 编写/识别 审 核 批 准
A类:红头文件 部门经理 部门分管领导 总经理
A类:管理手册 行政部经理 部门分管领导 总经理
B类:程序文件 部门主管 部门经理 部门分管领导
C类:规章制度、操作规程、作业指导书、 MSDS、岗位职责书 技术人员
主管/经理
部门经理
人力资源部经
部门分管领导
D类:各类检验标准、产品规范 部门主管 部门经理 部门分管领导
E类:临时性文件 部门主管 部门经理 部门分管领导
F类:外来文件 文控中心 对应部门主管 对应部门经理/分管领导
记录表单 部门主管 部门经理/分管领导

4.2文件的保管、控制:

文件管控的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。

4.3文件的使用管理:

各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料,确保文件及记录的正确、完整及安全性。

5. 控制程序:

5.1 文件分级:

5.1.1红头文件:

包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。

5.1.2一级文件:

(A)公司章程、体系手册等公司纲领性文件。

5.1.3二级文件:

(B)管理控制程序、业务流程性文件。

5.1.4三级文件:

(C)管理规章制度、操作规程、作业指导书。

(D)检验标准、产品规范。

5.1.5四级文件(管理表单):

用来记录管理过程的表单,作为QEO管理的追踪和检索的工具。

5.1.6临时性文件:

(E)包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。

5.1.7外来文件:

(F)包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件,顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的指导加工及检验的文件和资料。

5.2 受控文件及非受控文件:

5.2.1 受控文件:

即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章,且经相关人员会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等。

5.2.2 非受控文件:

若有新的版本发出,旧的版本文件无需更新,被列为非受控文件,且禁止作为产品生产、开发及经营之用。

5.3 文件的制定、变更修订、审批及定期评审:

5.3.1 根据公司运作需要制定文件或使用人员对文件的不适宜提出应修订建议时,由文件归属部门按:4.1 的文件审批权限办理签批手续,如有需要其他部门会审的,经本部门分管领导审核,并授意发给相关人员会审,会审无异议的,方可交文控中心办理文件发布手续,其他人员不能私自更改文件。

5.3.2 会审时有异议或其他建议时,则退回有关人员组织修改或增删,直至通过该程序。

5.3.3 会审时必须在所有审核人员无异议的情况下通过,并做会签记录,然后由审核者(安全质量负责人/品质事务处)审批,必要时呈交(副)总经理做核准确认。

5.3.4公司在每次内审时,由各部门分管领导组织相关人员对本部门现行文件进行全面评审,当发现文件有不适合时,应予以修订或作废。

5.3.5文件编制要求规范:见附件:A

5.4 文件版本/版次规定:

文件版本和修订次数以A/0表示:A为版本;0为修订次数。版本的修改次数为1~9;当修订超过9次,版本升级,从A变为B。

5.5 文件的发布及发放:

5.5.1 所有文件的发布由文控专员办理(包含:检查排版、手签原稿扫描上传系统共享盘、发布通知、纸档文件入档保存,并登记《受控文件一览表》。)

5.5.2由文控中心决定文件分发部门和分发份数。文件管理员对所发放的文件资料进行编号、标识(盖受控章)后发放,并准确、及时地将有效版本的文件资料发放给对质量有影响的场合和个人,并及时收回失效或作废文件。文件使用的场合应能方便地得到适用有效的文件。

5.5.3 文件发放应作好登记。文件管理员必须做好文件的发放记录,根据发放范围填写《文件收发登记表》,同时领用者应签字。

5.6 文件的使用管理:

所有场所都必须使用相应文件的有效版本。文件使用人员均应保管好文件,保持文件的清晰,易于识别。需保留的作废或失效文件均应有明显的标识,并标上“作废保留”字样,以防误用。

5.7 文件保存:

5.7.1通过核准发行的系统文件、程序文件、指导书、空白表单等文件原稿均由品质事务处列册保管,每半年由文控中心分民《文件总览表》影印本提供给各部门自行核对所持文件是否最新版本。

5.7.2 文件资料记录的保存,可为书面文件或电子软件、磁盘资料存档,所有资料由各部门归档保管。

5.8 文件收回与销毁:

5.8.1 凡管制文件在变更或评审确定为无效需要废止时,由部门经理向文控中心索取原文件,部门分管领导在纸档文件上手签作废说明并加盖红色“作废”章后交回文控中心,由文控中心回收已发出去的所有受控文件及删共享电子存档。

5.8.2 文件修改后,新版本文件发布之时,原版本文件同时废止,废止的旧版纸质文件与电子版文件统一由文控专员回收。

5.8.3 文件收回时注意数量、内容之完整性并记录于《文件收发登记表》。

5.8.4 凡对外非管制文件,失效期到后,不予以回收或更新。

5.8.5 所有作废的文件,原稿移转至“废止文件专用档案夹”,并编制《文件废止清单》,废止文件要求保存1份原件并加盖“作废”印章,保存期不低于1年。

5.9 文件调阅、查核补发申请:

5.9.1 一般非保密文件、可公开的文件记录,可直接向文件保管单位借阅,保管单位依据保管权责办理。

5.9.2 如客户或协力客商要求索取有有关文件,即对我发出的文件,需经副总经理核准方可发出。

5.9.3 经确认核准并发行的文件有缺损、遗失、涂改、字迹模糊不清或相关职责工作需要,须提交《文件补发申请单》向文控中心申请补发,且经审核后方可发放,不得以影印方式自行处理。

5.9.4 非文控中心盖红色印章或蓝色印章文件不得流通。

5.10 外来文件管制

5.10.1 外部文件收到时应及时进行确认,按程序办理,并录入《外来文件清单》。

5.10.2 对于最新标准、法律、法规等资料,安全质量负责人负责定期向外界收集,按本程序5.5、5.6、5.7、5.8和5.9条执行控制。

6. 相关文件:

《质量记录控制程序》

7. 记录表单:

《受控文件一览表》

《记录一览表》

《外来文件清单》

《文件废止清单》

《文件修订申请表》

《文件收发登记表》

《文件补发申请表》




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