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1.目的：
对《强制性产品认证工厂质量保证能力要求》和质量管理体系要求的记录控制，以提供符合确保产品质量保证能力的相关过程有效运行的证据。
2.范围：
适用与为证明产品符合质量管理体系要求和质量保证能力有效运行记录的控制
3.职责：
3.1 文控室部负责监督、检查各部门的质量记录填写情况。
3.2 文控室编制《质量记录汇总清单》和控制质量记录的式样和编号。
3.3 各部门指定资料管理员负责收集、整理、保管好本部门的质量记录。
3.4 各部门负责人确认本部门编制的质量记录格式。
3.4 文控室负责建立和保持获证产品的档案记录表。
4.程序：
4.1 质量记录的范围：
4.1.1 与质量有关的记录：供应商评价记录、检验试验设备清单、检验记录、不合格品处置记录、CCC认证产品质量计划、顾客信息反馈等。
4.1.2 质量记录有：表格形式（固定式样），也有文字形式（无固定式样）。文字形式（无固定式样）的记录要注意区分，不要误认为文件，如获证产品的档案、证书、检测报告、初次/年度监督工厂检查报告、产品变更/扩展批准资料、年度监督检查抽样检测报告等（原件或复印件）也是文字固定格式。
4.2 质量记录规定：
4.2.1 质量记录是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件，这是一种特殊的文件，一旦形成，是不能更新的，所以这种文件不能用文件和资料管理控制程序去控制，而是按本质量记录管理控制，但要说明，未填写的记录表格式样，仍需按文件和资料管理控制程序控制。
4.2.2 质量记录的标识（如名称、编号）、储存（指地点、环境要求）、保管（包括防护和安全）、保存期限（与产品特点和寿命期有关）和处理（如归档和销毁）进行控制，质量记录还应保持清晰、完整以作为产品符合规定要求的证据。
4.2.3 各种空白质量记录表格由各主管部门设计，交文控室统一管理。文控室汇总，详见《质量记录汇总清单》。清单应表明质量记录名称、记录编号、归口部门、保存部门和保存期限等内容。
4.3 质量记录标识（名称、编号）：
Form No. ：QC-01，Form No.表示质量记录，QC-01表示品质部的第1个记录，其余依此类推，采购部（PU），仓库（WH），行政部（AD），工程部（ED），开发部（RD），品质部（QC），文控室（FC），生产部（MD），注塑部（ID），销售部（SA），品牌部（BD），售后服务部（SE），出口部（EX）。质量记录的格式如果要更改后，在编号后面加上A、B字母，加A表示第一次更改，加B表示第二次更改，其余依此类推。
4.4 质量记录储存（地点、环境要求）：
各部门填写的质量记录，各部门必须将本部门的质量记录分类、编目，依日期顺序整理，存放于指定的地点和通风、干燥的地方保管，防止填写纸张记录受潮。
4.5 保管（防护和安全）：
各部门要定期检查各部门质量记录的管理情况，如需要永久性保存记录，在记录封面盖上红色“永久保存”印章，对保存在纸张中的记录要注意防潮、防火等，对保存在磁盘中的记录要注意防磁、防辐射或病毒，有些记录涉及到工厂商业机密的，要做好安全工作。
4.6 保存期限：
质量记录应根据其保存价值来确定质量记录的保存期，一般的表单保存限期为两年，对于重要的表单记录，可由相关部门根据其保存价值来延长保存期限。
4.7 记录的处置（如归档和销毁）：
质量记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由各部门提出（填写内部联络单）报部门主管或管理者代表或质量负责人审核、批准后，各部门负责以适当的形式予以销毁。
4.8 记录的格式：
各部门的质量记录格式，由部门负责设计，部门主管审核，管理者代表批准后方可印刷。在运行过程中，记录格式需要修改或更改的情况下，由部门重新设计记录格式，并由部门主管审核，管理者代表批准后，重新印刷使用。
4.9 记录的填写：
4.9.1 各部门的质量记录填写要及时、真实、内容完整和全面、字迹清晰和工整，不得随意涂改，检验结果如有数据的一定要填写真实的数据，重要记录需要校对、审核、批准。如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并在相应的栏目内画上斜线。记录上的签名应签全名。必须使用钢笔或圆珠笔填写（不能使用铅笔和红色的笔填写）。
4.9.2 所有填写的记录都要保持清晰、完整，字迹清楚，易于识别、检索、追溯。
4.10 记录的更改：
4.10.1 如因笔误或计算错误要修改记录内的数据时，应采用双杠线划去原数据，同时在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。
4.10.2 记录的更改按《文件和资料管理控制程序》的规定办理，填写《文件更改单》审批后重新设计记录格式。记录表格的编号按文件规定进行在《文件更改单》上说明记录更改的原因和记录更改的证据。
4.11 记录复制、借阅：
4.11.1 各部门根据需要，向文控室申请领用所需记录空白表，若因工作需要查阅或借阅、复制质量记录时，应征得记录保管部门主管同意后即可查阅或借阅和复制，若合同有要求，记录需要提供给顾客或供应商时，质量记录的原件一律不准借阅，以防止丢失，如需要外借必须征得管理者代表或总经理的批准后并办理相关的登记手续。
4.11.2 对需留作参考的记录应盖上“作废保留”和“仅限参考”印章，按正常记录予以控制。
4.12 记录收集、整理：
各部门指定人员负责收集、整理本部门的记录，记录的保管部门定期收集好记录，按一定的产品或批次分类方法将记录保管，文控室负责编制《质量记录汇总清单》，清单应表明质量记录名称、记录编号、归口部门、保存部门和保存期限等内容，交质量负责人审批，并汇集记录的原始样本（记录格式）。
4.13 记录定期检查：
文控室每三个月检查各部门质量记录的填写及管理情况，并做好相应的检查记录。
4.14 获证产品的档案：
工厂应建立并保持获证产品的档案，档案内容包括：CCC证书、检测报告、初次/年度监督工厂检查报告、产品变更/扩展批准资料、年度监督检查抽样检测报告等（原件或复印件），获证产品的相关资料由文控室专人负责管理，分类或按证书来归类建立相关的获证产品档案资料登记，所有的获证产品档案资料一律不外借原件，如需要外借需要经质量负责人或总经理批准后方可复印。
5.相关文件：
《文件控制程序》
6.质量记录：
《质量记录汇总清单》
《获证产品档案资料登记表》
